서비스 기획 업무에서 회의와 협업은 떼려야 뗄 수 없는 중요한 부분입니다. 하지만 특히 비전공자 입장에서는 회의에서 의견을 잘 정리하고, 팀원들과 효율적으로 소통하는 게 쉽지 않은 경우가 많죠. 저 역시 여러 시행착오를 겪으며 효과적인 회의와 협업 방법을 터득했는데요, 이번 글에서 그 경험과 노하우를 공유합니다.
1. 회의 전 준비가 핵심이다
회의를 효과적으로 진행하려면 사전 준비가 가장 중요합니다. 기획 주제와 논의할 안건을 명확히 정리해 회의 참석자들에게 미리 공유하세요. 이렇게 하면 모두가 동일한 목표와 배경지식을 갖고 회의에 임할 수 있습니다.
또한, 필요한 자료나 데이터, 프로토타입 등 참고할 만한 정보를 미리 준비해두면 회의가 보다 생산적으로 진행됩니다.
2. 회의 진행 시 유의할 점
- 목표 설정: 회의 시작 시 목표를 명확히 제시해 논의가 산만해지지 않도록 합니다.
- 시간 관리: 정해진 시간 안에 핵심 의제를 다루도록 하고, 불필요한 잡담은 줄입니다.
- 모두의 의견 존중: 조용한 사람도 발언할 수 있도록 분위기를 만들고, 특정 인물만 대화하지 않도록 유도합니다.
- 회의록 작성: 중요한 결정사항과 행동 계획을 기록해 공유하면 실행력이 높아집니다.
3. 비대면 회의 시 협업 툴 활용하기
원격근무와 비대면 회의가 보편화되면서 협업 툴 활용 능력이 필수입니다. 저는 주로 다음 툴들을 활용해 회의를 진행합니다:
- Zoom, Google Meet: 실시간 영상회의와 화면 공유 기능 활용
- Notion, Google Docs: 실시간 문서 편집 및 회의록 작성
- Slack, Microsoft Teams: 빠른 채팅과 파일 공유
- Trello, Jira: 업무 할당과 진행 상황 시각화
각 툴의 장단점을 이해하고 팀 상황에 맞게 적절히 조합하는 게 중요합니다.
4. 협업 시 커뮤니케이션 팁
기획자는 팀 내 다양한 역할(디자이너, 개발자, 마케터 등)과 소통해야 합니다. 이때 몇 가지 팁이 도움이 됩니다:
- 명확하고 간결하게 말하기: 복잡한 용어나 긴 설명은 피하고 핵심만 전달하세요.
- 상대방 입장 이해하기: 각 직무의 업무와 어려움을 이해하면 원활한 협업이 가능합니다.
- 피드백 적극 수용하기: 의견 충돌 시 방어적 태도보다 열린 마음으로 듣고 조율하는 자세가 중요합니다.
- 정기적인 소통 시간 확보: 주간 미팅이나 짧은 데일리 체크인으로 진행 상황과 이슈를 공유하세요.
5. 갈등 관리와 문제 해결법
협업 과정에서 의견 충돌이나 갈등은 피할 수 없습니다. 그럴 때는 감정을 자제하고 문제의 본질에 집중하세요. 구체적 근거를 바탕으로 논의하고, 필요하면 중재자를 두어 객관적 판단을 받는 것도 방법입니다.
또한, ‘내가 틀릴 수도 있다’는 태도로 상대방 의견을 존중하면 갈등이 쉽게 해소됩니다.
6. 회의 후 액션 플랜 관리
회의에서 결정된 사항을 실행으로 옮기는 것도 기획자의 중요한 역할입니다. 구체적 담당자, 일정, 결과물을 명확히 하고, 중간 점검을 통해 계획대로 진행되는지 확인하세요.
이 과정에서 협업 툴을 적극 활용해 투명하게 업무 현황을 공유하면 팀 전체의 몰입도와 책임감이 올라갑니다.
맺음말
비전공자 기획자라도 효과적인 회의 진행과 협업은 충분히 가능합니다. 꾸준한 준비와 열린 소통, 그리고 적절한 도구 활용이 핵심입니다. 작은 습관부터 실천하며 능력을 키워 나가길 바랍니다.
다음 글에서는 ‘초보자가 쉽게 이해하는 API 개념과 서비스 기획에의 활용’을 다뤄 보겠습니다.